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Wahl der passenden Event Management Software – darauf müssen Sie achten!

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Event Marketing ist für viele Unternehmen ein wichtiger Bestandteil des Marketing-Mix. Laut einem Artikel in der Harvard Business Review geben 54% der Unternehmen im B2B-Umfeld an, dass sie aus Veranstaltungen einen höheren ROI ziehen als aus anderen Formen des Marketings.

Bestehende Lösungen innerhalb eines Unternehmens erfüllen jedoch oftmals nicht die Anforderungen an ein professionelles Event Marketing. Im Zuge der Automatisierung von Geschäftsprozessen durch digitale Lösungen wird daher vermehrt der Einsatz einer professionellen Event Management Software geprüft. Aus diesem Grund haben wir ein Template entwickelt, das Unternehmen  bei der Suche nach einer geeigneten Event Management Software unterstützen soll.

Sparen Sie Zeit durch die Nutzung unserer Vorlage für die Evaluation einer Event Management Software.

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Die zentralen Fragestellungen zu Beginn

Bevor Sie mit der Suche nach einer Lösung beginnen, sollten sie folgende Kernfragen beantworten:

  • Was sind die Aktivitäten des Unternehmens im Bereich Event Marketing?
  • Welche Arten von Events sollen professionalisiert werden?
  • Mit welchen Problemen und Herausforderungen sind Event Manager heute konfrontiert?
  • Welche hauptsächlichen Ziele sollen mit der Anschaffung einer Event Management Software erreicht werden?
  • Soll die Lösung nur externe Events abdecken, oder können auch interne Veranstaltungen von der Zentralisierung und Zeitersparnis profitieren?
  • Wie sieht das Mengengerüst bezüglich Anzahl Events und Anzahl Teilnehmer aus?
  • Wer sollen die Hauptnutzer des Systems sein?
  • Wie gestaltet sich der typische Event Prozess heute aus Sicht Event Manager und Teilnehmer?
  • Welche bestehenden Umsysteme sollen mit der Lösung verbunden werden?
  • Welche generellen, internen Anforderungen an Software Lösungen existieren?

Die Erarbeitung der Antworten erfordert einen initialen Zeitaufwand, hilft aber einerseits bei der Auswahl der richtigen Lösung und anderseits bei der potenziellen Skalierung der Lösung innerhalb einer gesamten Organisation.

 

Die wichtigsten Inhalte der Software Evaluation

Generell kann der Anforderungskatalog in die nachfolgende Struktur aufgeteilt werden.

Definition der Anforderungskriterien
Einleitend sollten die Messkriterien der Anforderungen definiert werden. Es eignet sich eine Klassifizierung der Anforderungen nach "Muss, Soll, Kann" sowie eine Skala des Erfüllungsgrades nach "0 nicht erfüllt bis 3 vollständig erfüllt".

Ausgangslage & Zielsetzung
Die erarbeiteten Antworten aus den oben erwähnten Fragestellungen werden im Abschnitt Ausgangslage und Zielsetzung transparent für den Anbieter aufgeführt.

Generelle Anbieterinformationen
Eine transparente Anbieterinformation hilft den Anbieter nach objektiven Kriterien zu vergleichen. Dieser Punkt wird oftmals durch interne Regulatorien in Bezug auf Mindestgrösse oder Nachhaltigkeitskriterien ergänzt.

Funktionale Anforderungen
Die funktionalen Anforderungen an eine Event Management Software sind von Organisation zu Organisation verschieden. Sofern noch keine Event Management Software im Einsatz ist, können die funktionalen Anforderungen zur Herausforderung werden. Das Template gibt eine Hilfestellung für die wichtigsten, grundlegenden Funktionalitäten.

Nicht funktionale Anforderungen
In den nicht funktionalen Anforderungen werden Punkte wie Verfügbarkeit, Datenschutz oder Support Dienstleistung definiert.

 

Tipps für die Auswahl der Anbieter

Ist der Anforderungskatalog definiert gilt es geeignete Anbieter zu finden und ein Zeitfenster für die Beantwortung der Anforderungen festzulegen. Für die finale Auswahl sollten maximal 1-3 Anbieter selektiert werden. Die folgenden Tipps sollen Ihnen dabei helfen, den richtigen Anbieter für Ihre Organisation zu finden.

Testzugang anfordern
Fordern Sie einen Testzugang und testen Sie die Lösung in einer Demo- oder Testumgebung auf Benutzerfreundlichkeit und Verständlichkeit.

Reale Anwendungsfälle abbilden
Bilden Sie ein reales Anwendungsszenario eines Beispielevents ab und prüfen Sie die Lösung auf die definierten Kriterien.

Klein starten
Es gibt immer wieder Softwareprojekte, die aufgrund der Grösse und Komplexität scheitern. Vor der eigentlichen Integration ins Gesamtsystem eines Unternehmens, empfehlen wir ein schrittweises Vorgehen, indem die Lösung zum Beispiel für einen einmaligen Event zum Einsatz kommt.

Haben Sie Fragen?
Ich berate Sie gerne.

Marc Blindenbacher
Tel. +41 58 221 43 82

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