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Virtuelle Events: Vorteile, Nachteile und was es zu beachten gilt!

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In Zeiten von Einschränkungen in der persönlichen Bewegungsfreiheit und nachhaltigem Denken erhalten virtuelle Events grosses Interesse und steigende Nachfrage. Insbesondere mit den stetig steigenden Internet-Bandbreiten und damit hoher, qualitativer Bildübertragung gelten virtuelle Evens als interessante Alternative oder Ergänzung zu physischen Events.

Was ist ein virtueller Event?

Ein virtueller Event ist die Durchführung eins Ereignisses, bei dem mehrere Personen sich gleichzeitig zur Mitverfolgung oder Interaktion zu einem bestimmten Inhalt online miteinander verbinden. Bereits ein Online Meeting, wie man es von gängigen Kommunikationslösungen kennt, hat den Charakter eines virtuellen, Mikro Events.

 

Welche Arten von virtuellen Events gibt es?

Live Webcasting

Von Webcasting spricht man, wenn Video Inhalte ähnlich wie bekannt aus Radio- oder Fernsehsendungen übers Internet an eine Vielzahl von Zuschauern übertragen wird. Der Fokus liegt dabei vordergründig in der Übertragung von Inhalten von einer oder wenigen Speakern zu mehreren Personen.

Video Konferenzen

Dank moderner Collaboration- und Cloudtechnologie lassen sich Konferenzen heute auch im virtuellen Raum abhalten. Mit wechselnden Speakern, Q&A-Sessions, verschiedenen virtuellen Räumen können sowohl Konferenzen, wie auch kollaborative Workshops online durchgeführt werden.

Virtuelle Town Halls

Virtuelle Town Halls werden von immer mehr Unternehmen für die interne Kommunikation genutzt. Diese bieten die Möglichkeit Live (interne) Video Inhalte an eine grosse Masse gesichert an Mitarbeitern zu übertragen, ohne dabei Einbussen an Qualität und Interaktion hinnehmen zu müssen.

Hybrid Events

Als hybride Events werden Events bezeichnet, wenn diese sowohl physisch wie auch virtuell durchgeführt werden. Diese Möglichkeit wird genutzt, um das Problem einer Raumkapazität zu umgehen, oder Personen welche selber nicht vor Ort sein können Inhalte zugänglich zu machen.

Exhibition Streaming

Exhibition Streaming bietet Ausstellern die Möglichkeit, eine Messepräsenz mit Rundgängen, Referaten etc. zu virtualisieren. Kunden können so in das Messerlebnis eintauchen und aus erster Hand über die neusten Innovationen von Ausstellern erfahren, ohne physisch präsent sein zu müssen.

 

Vor- und Nachteile von virtuellen Events

+ Reichweite: Mit einem virtuellen Event können sämtliche Personen auf dieser Welt, welche über einen leistungsfähigen Internetanschluss verfügen, zu Ihrem Zielpublikum werden.

+ Kosten: Auch wenn virtuelle Events ebenfalls wie physische Events sehr aufwändig durchgeführt werden können, so entfallen trotzdem typische Event-Kosten wie Miete von Räumlichkeiten, Catering, Sicherheitspersonal. Auch die Kosten für die Event Technik sind in den meisten Fällen um einiges tiefer.

+ Nachhaltigkeit: Ein virtueller Event trägt zur Nachhaltigkeit bei. Einerseits durch die Einsparung von Reiseemissionen der Teilnehmer und anderseits durch die Möglichkeit Event Inhalte länger verfügbar zu machen.

+ Analysen in Echtzeit: Obwohl auch beim physichen Events in der heutigen Zeit bereits viele Kennzahlen vorhanden sind, so bietet ein virtueller Event die Möglichkeit, die effektive Teilnahmezeit an der jeweiligen Online Session exakt zu messen.

Begrenztes Networking: Obwohl es verschiedene Technologien und Ansätze gibt, wie virtuell auch Networking betrieben werden kann, so ist der spontane und physische Austausch von Menschen untereinander nicht 1:1 zu ersetzen.

Mögliche technologische Barrieren: Auch wenn der Trend stark zu nahtlosen Technologien geht, so gibt es immer wieder Lösungen, die technologische Barrieren aufweisen und zum Beispiel in gewissen Browsern nicht verfügbar sind, eine aufwändige Registration oder Software - Download benötigen oder bei hohen Nutzerzahlen nicht performant sind.

Fehlende, kulinarische Highlights: Zu den meisten Events gehört neben dem eigentlichen Programm auch das gemeinsame kulinarische Erlebnis vor Ort. Mit der reinen virtuellen Durchführung entfällt dieses.

Vermittlung von Emotionen: Erlebnisse und Emotionen wie wir sie mit Events verbinden, entstehen durch gemeinsame Erlebnisse und Interaktionen untereinander. Den einzigartigen Moment auf den Punkt zu bringen ist bei einem virtuellen Event um einiges schwieriger, da die Dramaturgie eines physischen Events auf ein ganzheitliches Erlebnis aus Inszenierung des Inhalts, Licht, Ton, Bild und einzigartiger Location perfekt aufeinander abgestimmt werden kann.

 

Das gilt es zu beachten

Beachten Sie die folgenden Punkte, wenn Sie einen virtuellen Event durchführen möchten.

Konzeption: Analog zu einem physischen Event, muss eine ganzheitliche Konzeption des Events von der Einladung über die Teilnahme, bis zur Content Verfügbarkeit nach dem Event erstellt werden.

Einladung: Machen Sie sich Gedanken darüber, ob der virtuelle Event für eine öffentliche oder geschlossene Teilnehmergruppe verfügbar sein soll. Je nach Art, benötigen Sie einen geschützten Zugriff auf den virtuellen Event.

Einfacher Registrationsprozess: Achten Sie darauf, dass die Anmeldung zum virtuellen Event GDPR-Compliant, möglichst einfach ist und eine Teilnahme möglichst nahtlos ohne aufwändige Registration erfolgen kann.

Testings: Testen Sie vor der Durchführung analog zu einer Hauptprobe an einem Event die technischen Gegebenheiten in Bezug auf Verfügbarkeit, Zugänglichkeit des virtuellen Events. Achten Sie darauf, dass auch Ihre Referenten über einen leistungsfähigen Internetanschluss und genügend Bandbreite verfügen.

Sicherheit: Prüfen Sie die Sicherheitsrelevanten Aspekte in Bezug auf die End2End-Verschlüsselung der Lösung sowie Vorgaben innerhalb von Ihrem Unternehmen.

Unterschiedliche Zeitzonen des Zielpublikums: Beachten Sie, dass ein internationales Zielpublikum sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden kann. Ermöglichen Sie den Zugriff auf die Inhalte auch ausserhalb der eigentlichen Durchführung.

Performance in Bezug zur Anzahl der Teilnehmer: Klären Sie die mögliche Performance in Bezug auf die Anzahl Teilnehmer. Bei mehreren Teilnehmern benötigt die Durchführung eines virtuellen Events allenfalls spezifische interne oder externe Netzwerkoptimierungen. Beachten Sie zudem, dass einige Lösungen auf eine bestimmte Anzahl Teilnehmer begrenzt ist.
Content Verfügbarkeit: Stellen Sie sicher, dass Content auch nach der Veranstaltung verfügbar ist. So verlängern Sie die den Wert Ihrer Inhalte nutzen Content nachhaltig.

 

Fazit

Virtuelle Events sind in vielen Fällen eine echte Alternative oder Ergänzung zur Durchführung von physischen Events. Insbesondere wenn Inhalte einer Vielzahl von Personen, unabhängig von Ort und Zeit zugänglich gemacht werden soll, sind virtuelle Events ein Mehrwert für Veranstalter und Teilnehmer.

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