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Hybriden Events gehört die Zukunft - was Event Manager dabei beachten sollten

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Als hybrider Event wird die Kombination von virtueller und physischer Event-Durchführung bezeichnet. Bei hybriden Events besuchen gewisse Teilnehmer den physischen Event an einem Veranstaltungsort, während sich andere Teilnehmer zur gleichen Zeit virtuell zum Event einwählen. Grund für die Wahl einer solchen Eventart ist in der Regel eine Kapazitätsbeschränkung für die physische Durchführung und übersteigende Nachfrage der Anzahl verfügbaren Plätze vor Ort.

Die Nachfrage nach hybriden Event-Formaten stieg durch Einschränkungen im Zuge der Corona Pandemie stark an. Doch auch unabhängig von regulatorischen Einschränkungen bieten hybride Events für Event Veranstalter zahlreiche Vorteile.

Vorteile von hybriden Eventformaten

 

  • Die virtuelle Durchführung erhöht die Reichweite des Events und erlaubt Teilnehmenden ohne Reiseaufwand teilzunehmen
  • Aufgezeichnete Inhalte können sowohl den virtuell wie auch den physisch Teilnehmenden live oder On-demand zur Verfügung gestellt werden (auch gegen Bezahlung)
  • Die oftmals hohen Kosten für die Durchführung vor Ort können aufgrund der eingeschränkten Teilnehmerzahl reduziert werden
  • Die Teilnahme vor Ort erhält durch die eingeschränkte Verfügbarkeit einen höheren, exklusiven Stellenwert
  • Die standortunabhängige Teilnahme ist auch für Referenten möglich

Eine hybride Durchführung hat somit zum Ziel, die Vorteile aus der virtuellen und physischen Welt geschickt miteinander zu kombinieren, um das volle Potential eines Events auszuschöpfen.

Gleichzeitig stellen die Besonderheiten von hybriden Events Event Manager vor neue Herausforderungen:

Wie konzipiere ich den Inhalt für einen hybriden Event, damit dieser das Publikum sowohl virtuell als auch physisch überzeugt?

Je nach Ziel des Events sind verschiedene Ansätze denkbar. Dauert der formelle Teil eines physischen Events länger als 90 Minuten, sollte bedacht werden, dass diese Dauer für die virtuelle Teilnahme in der Regel zu lang ist. In einem solchen Fall empfiehlt es sich für die virtuelle Teilnahme einen verkürzten Teil live zu übertragen und ausgewählte Inhalte im Nachgang zur Verfügung zu stellen. Beide Teilnehmergruppen sollten ausserdem während des Live Events aktiv miteinbezogen werden.

Wie gestalte ich für Besucher vor Ort und virtuelle Teilnehmer individuelle User Journeys?

Von der Einladung über die Anmeldung bis zum Zutritt zum Event-Zutritt und er Nachkommunikation gilt es, für beide Teilnehmergruppen individuelle User Journeys zu gestalten. Die User Journeys richten sich optimalerweise nach den übergeordneten Eventzielen und werden dann auf die individuellen Bedürfnisse der unterschiedlichen Teilnahme-Formen ausgerichtet. Während zum Beispiel für den Besucher vor Ort ein reibungsloser Einlass ohne Wartezeiten wichtig ist, so ist für den virtuellen Teilnehmer ein unkomplizierter Online Zugang wünschenswert.

 

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Wie behalte ich als Event Manager den Überblick, wer physisch und wer virtuell teilnimmt?

Um alle Registrationen im Blick zu behalten, wird eine Lösung benötigt, die

  • eine Kontingentierung erlaubt,
  • verschiedene Teilnahmeoptionen zulässt,
  • die Bildung von Ziel- und Berechtigungsgruppen ermöglicht,
  • ein physisches und virtuelles Check-in abdeckt.

Von Vorteil ist zudem, wenn der hybride Event innerhalb einer einzigen Lösung abgewickelt werden kann, damit für die Benutzerführung von der Anmeldung bis zur Teilnahme keine Unterbrüche und Verwirrungen entstehen.

Welche Plattform oder Technologie setze ich für die virtuelle Durchführung ein?

Welche Ziele Sie mit dem Event erreichen möchten, ist davon abhängig, ob der virtuelle Teil als Video Konferenz mit gegenseitigen Kommunikationsmöglichkeiten oder als Live Webcast durchgeführt werden soll. Mehr zu dieser Thematik finde Sie hier.

Die erwähnten Vorteile sprechen dafür, dass hybride Eventformate zukünftig ein fester Bestandteil in der Planung jedes Event Managers haben sollten. Die Emotionalität einer Live Durchführung mit virtueller Reichweite zu kombinieren bietet eine höchst spannende Ausgangslage zur Erreichung der Eventziele. Die damit verbundene, höhere Komplexität sollte jedoch nicht unterschätzt und idealerweise mit einer geeigneten Softwarelösung abgedeckt werden.

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Marc Blindenbacher
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