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Einladungen zu Firmenevents, so machen Sie es richtig!

Einladungen zu Firmenevents

Der erste Eindruck ist entscheidend – das gilt nicht nur für persönliche Begegnungen, sondern auch für Einladungen zu jeder Art von Veranstaltung. Eine personalisierte und individuelle Ansprache punktet dabei ebenso wie die Möglichkeit einer einfachen und unkomplizierten Anmeldung. Denn: Ohne Gäste keine Veranstaltung - ein Alptraum, den jeder Corporate Event Manager zu vermeiden versucht.
 
Guest Management mit System
Je grösser und umfangreicher ein Firmenevent, desto komplexer die Vorbereitung. Für eine Gästeeinladung mit System sind in der heutigen Zeit webbasierte Anmeldetools so gut wie unerlässlich. Eine gut durchdachte, komplexe Datenbank, sofern gut gepflegt, bietet Ihnen umfangreiche Teilnehmerdaten und die Möglichkeit, Parameter einzubauen, mit denen Sie Ihre Daten nach vorgegebenen Anforderungen filtern können. Die Ergebnisse dienen als Grundlage für die Versendung Ihrer Einladungen. So können Sie Ihre Teilnehmer jederzeit zielgerichtet und persönlich ansprechen.
 

Anmeldung mit Plan

Sind die Einladungen verschickt, ist es wichtig, den Anmeldeprozess so einfach und unkompliziert wie möglich zu gestalten und allfällige Hürden von Anfang an aus dem Weg zu räumen. In unserer schnelllebigen Zeit hat kaum jemand Lust und Muse, komplizierten Anweisungen zu folgen oder unnötige Telefonate zu führen. Daher sollte ein Klick in der Einladung reichen, um direkt auf die eigens für die Veranstaltung gestaltete Webseite oder das Anmeldeformular weitergeleitet zu werden. Berücksichtigen Sie in Ihrer Kommunikation zudem die Einhaltung unternehmensrelevanter Aspekte:
 
 
Gestalten Sie Einladungen und jeglichen Schriftverkehr Ihrem Corporate Design entsprechend.
Ermöglichen Sie Ihren Gästen eine einfache und unkomplizierte Navigation durch den Anmeldeprozess.
Erhöhen Sie den Wiedererkennungswert Ihrer Marke mit wohldurchdachten Einladungen, Anmeldeformularen und Schaltflächen für alle Medien von PC über Tablet bis zum Smartphone.
 
 
Auf diese Weise steigern Sie von Anfang an die Wahrscheinlichkeit, dass geladene Gäste zusagen und an Ihrem Event teilnehmen. Denn am Ende gilt: Nur ein gut besuchter Firmenanlass ist ein erfolgreicher Firmenanlass.


Information mit Konzept

Jede Veranstaltung bedarf eines Konzepts. Als erfahrener Corporate Event Planer wissen Sie, dass Konzepte nicht unumstösslich sind. Es können sich Änderungen im Ablauf oder kurzfristige Verschiebungen im Programm ergeben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste bereits vorab stets auf dem Laufenden sind und zeitnah über allfällige Zusatzinformationen unterrichtet werden. Versenden Sie beispielsweise automatisierte Reminder- und Info-Mails zu definierten Zeitpunkten an alle Eingeladenen und gehen Sie damit auf Nummer sicher, dass niemand vergessen wurde. Eine Software für Corporate Event Management kann Sie hierbei unterstützen und dafür sorgen, dass wichtige Informationen zum richtigen Zeitpunkt mit allen Teilnehmern geteilt werden.


Kontaktdaten nicht vergessen

Und zuletzt noch ein kleines aber wichtiges Detail, das öfter als man denk vergessen geht: bedenken Sie stets, Ihre Kontaktdaten für Ansprechpartner oder, falls vorhanden, die Telefonnummer der Hotline anzugeben, damit Ihre Gäste sich gut aufgehoben und auch bei Nachfragen persönlich betreut fühlen. Denn um den Kreis zu schliessen: Ein guter erster Eindruck ist schön, aber er reicht nicht aus - er muss fortwährend bestätigt werden.