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10 Anforderungen an eine Corporate Event Management Software

10 Anforderungen an eine Corporate Event Managment Lösung


Die Digitalisierung macht auch vor Firmenanlässen nicht halt. Lösungen für digitales Teilnehmermanagement helfen Event Managern in Unternehmen, sowohl Zeit als auch Geld zu sparen und verhelfen Ihren Gästen zudem zu einem nahtlosen Besuchererlebnis. Heute gibt es bereits verschiedene Plattformen, Software und Tools, die dabei helfen Firmenevents effizienter zu organisieren. Doch bevor Sie eine Auswahl treffen, sollten Sie die Angebote detailliert prüfen und mit den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens abgleichen. Die folgenden 10 Anforderungen helfen Ihnen dabei, Ihre Checkliste zu vervollständigen:

 

1. Einfache Bedienung

Oftmals ist es in Unternehmen so, dass Mitarbeiter nicht tagtäglich für die Organisation von Veranstaltungen beauftragt werden. Insbesondere in diesem Fall sollte die Bedienung der Lösung intuitiv sein und einfachere Veranstaltungen sollten ohne Schulungsaufwand erfasst werden können.

2. Individuelles CI/CD

Als Veranstalter eines Firmenevents sind Sie der Absender. Dies sollte bereits beim Einladungsversand und bei der entsprechenden Eventseite erkennbar sein. Achten Sie daher darauf, dass ihre individuelle Corporate Identity und ihr Corporate Design möglichst nahtlos in die Lösung integriert werden kann.


3. Datenschnittstellen

Die Integration von Teilnehmerdaten ist in den seltensten Fällen immer vollständig automatisiert möglich. Teilnehmerdaten können von spezifischen Marketingaktionen oder bestehenden CRM Systemen kommen. Achten Sie daher darauf, dass es bei der Lösung die Möglichkeit gibt Teilnehmerdaten selbstständig als Nutzer hochzuladen.


4. Benutzerverwaltung

Teilnehmer- oder Veranstaltungsdaten können auch innerhalb von Organisationen sensibel sein. Eine gut durchdachte Benutzerverwaltung hilft Ihnen dabei, die Rechte an Event Administratoren so zu verteilen, dass Teilnehmer- und Veranstaltungsdaten nur den autorisierten Personen zugänglich sind.

 

5. Integrierte Zutrittslösung

Als erfahrener Corporate Event Manager wissen Sie, dass nach der Registrierung für eine Veranstaltung das Teilnehmer Management noch nicht erledigt ist. Der Zutritt zur Veranstaltung muss ein integrierter und automatisierter Teil der Lösung sein. So stellen Sie sicher, dass das Besuchererlebnis möglichst einfach und durchgehend ist. Beachten Sie, dass niemand gerne bei einer Veranstaltung lange ansteht. Eine leistungsfähige Zutrittslösung ist daher ein Muss-Kriterium für Ihre zukünftige Lösung.

 

6. Transparente Datenhaltung

Im Zeitalter von verschärften Datenschutzgesetzen sind Sie als Organisation oder Veranstalter für die Daten Ihrer Teilnehmer verantwortlich. Die Einführung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung nimmt Unternehmen nun noch mehr in die Pflicht. Entsprechend benötigen Sie die transparente Information darüber, wo und wie die Daten Ihrer Teilnehmer gespeichert werden. Ihre Lösung sollte deshalb die Mindestanforderungen an Datenschutz, Datensicherheit und Compliance erfüllen.

 

7. Datenkontrolle

Kostenlose Plattformen für Teilnehmermanagement können aus Kostensicht verlockend sein. Die Kontrolle über die eigenen Daten ist dort jedoch oftmals nicht gewährleistet. Über Ihre Kundendaten sollten Sie jedoch vollumfänglich Kontrolle haben und deren Eigentümer sein.


8. Individuelle Kommunikation

Nach einer Registrierung erhält der Besucher in der Regel eine Bestätigung der Anmeldung. Achten Sie darauf, dass diese Bestätigung von Ihnen individuell gestaltet werden kann. Nur so können Sie auf Ihr spezifisches Kommunikationskonzept der Veranstaltung eingehen und die Ansprache personalisieren.


9. Public & Private Access

Bei Corporate Events gibt es immer wieder die Anforderung, dass nicht jeder an einer Veranstaltung teilnehmen darf. Achten Sie daher darauf, dass die Lösung die Möglichkeit bietet, private Zutrittscodes zu generieren.

 

10. Hohe Belastbarkeit

Vielleicht organisieren Sie heute eher kleinere Firmenevents, mit vielleicht bis zu 100 Teilnehmern. Denken Sie trotzdem daran, dass der Tag kommen kann, an dem Sie das Firmenjubiläum mit bis zu 2000 Besuchern organisieren müssen. In einem solchen Fall soll ihre Lösung einer hohen Belastbarkeit standhalten. Erkunden Sie sich daher beim Lösungsanbieter nach der Erfahrung der maximalen Belastung. So stellen Sie sicher, dass beim Buchungsprozess keine Frustrationen entstehen. 

Zu diesen genannten Anforderungen gibt es oftmals noch weitere individuelle oder spezifische Bedürfnisse. Umfragen unter den zukünftigen Nutzern einer Corporate Event Management Lösung oder Gespräche mit Unternehmen, welche ihre Eventprozesse bereits vollständig digitalisiert haben, tragen dazu bei, dass bei Ihrer Anforderungsliste nichts vergessen geht.